Comment entretenir votre destructeur de documents ?

Un destructeur de documents est souvent un appareil pratique voire même un accessoire de bureau indispensable pour certaines professions. Il peut détruire des centaines de feuilles par jour, mais dès que les premiers grincements se produisent, c’est fini. L’appareil pratique devient un cauchemar. Alors pour éviter un appareil en surchauffe et autres désagréments, vérifiez de suite comment bien entretenir un destructeur de documents au quotidien.

L’entretien quotidien du destructeur de document

L’entretien ne devrait pas être quotidien si vous avez choisi un destructeur selon vos besoins. En effet, inutile d’acheter un appareil qui peut détruire des centaines de feuilles par jour si vous n’avez besoin d’en détruire qu’une dizaine. Et l’inverse est tout aussi valable.

Pour que l’appareil fonctionne correctement, il y a trois éléments à prendre en compte : la cellule photoélectrique, la corbeille et les cylindres de destruction.

Mais avant toute chose, gardez le manuel à portée de main. C’est important de le consulter pour identifier les différents éléments. Ainsi vous reconnaîtrez plus facilement la cellule photoélectrique, suffisamment petite pour n’avoir besoin que d’un coton-tige pour son entretien…

Par ailleurs c’est dans la notice que vous trouverez les détails d’acceptation de la garantie.

Nettoyer la cellule photoélectrique

Cette petite cellule se charge de mettre en route l’appareil quand les feuilles arrivent. Elle détecte le papier. Elle n’est pas présente sur tous les appareils, mais elle est tout de même de plus en plus présente pour faire des économies d’énergie et de temps.

Elle est souvent située sur le dessus de l’appareil, à proximité de l’entrée de papier. Une fois de temps en temps, il faut l’essuyer avec un coton-tige ou un chiffon (suivant l’accès que vous avez pour l’atteindre).

Toujours vider la corbeille à papier

Cela ressemble un peu à la corvée, personne ne veut jamais vider la poubelle à papier. Pourtant c’est un élément important dans l’utilisation de la machine, qui rythme la quantité de papier déjà détruite.

Si la corbeille est trop pleine, il est possible de se retrouver avec des bourrages de papiers, mais également du papier qui ressort et qui bloque le mécanisme.

De plus à chaque fois que vous videz la poubelle, cela signifie que vous avez atteint une certaine capacité de papiers. Et c’est donc le moment adapté à votre broyeur pour lubrifier les cylindres.

Les cylindres : comment lubrifier un destructeur de documents ?

La lubrification du broyeur est absolument indispensable et pour cette raison même elle intimide certains utilisateurs. Pourtant c’est relativement simple quand on connaît quelques règles de base. Et cela évite le bourrage, les bruits bizarres, les vibrations et les invalidations de garantie.

Pour l’huile, il faut choisir une huile spéciale pour destructeur de documents. Rien d’autre ! Cependant attention, de nombreuses marques considèrent que l’utilisation d’une huile de marque concurrente invalide la garantie.

Si vous avez un destructeur Rexel et que vous utilisez l’huile de la marque Fellowes (simple exemple), votre garantie n’est plus valide. C’est assez dur comme sentence et il est donc largement préférable pendant toute la durée de la garantie de choisir l’huile de la même marque que votre appareil.

Ensuite, sachez qu’il existe des feuilles lubrifiantes : ça coûte cher, faut savoir où les stocker et ce n’est absolument pas indispensable.

Enfin il y a deux façons de lubrifier le destructeur : en appliquant l’huile directement sur les cylindres ou en transformant une feuille quelconque en feuille lubrifiante. Cette dernière solution est la plus simple. Pour cela il faut simplement faire deux lignes verticales sur le papier (une vers le haut une plutôt en bas) et de la passer au broyeur.

Comment éviter les problèmes fréquents ?

Une façon supplémentaire pour éviter les soucis tel que le bourrage, la surchauffe et les bruits, c’est de l’entretenir correctement et de l’utiliser dans les conditions d’usage prévues pour l’appareil.

La première chose à respecter est la capacité de destruction de l’appareil. S’il peut détruire 4 feuilles en même temps, n’essayez pas d’en mettre 5 ou 6. Vous n’irez pas plus vite quand il vous faudra téléphoner au service après-vente !

Il en va de même pour les documents à détruire. Est-ce que votre appareil accepte les cartes de crédit, les CD, etc ? Sinon, ne tentez pas de les détruire !

Le second élément à connaître et respecter est le temps de refroidissement. Tous les broyeurs ont un temps de refroidissement après un certain nombre de feuilles détruites. Ce temps est plus ou moins long et donc plus ou moins contraignant. Mais il faut le respecter quand même.

Quelles fonctions choisir pour faciliter l’entretien ?

Pour vous faciliter la vie, il est tout simplement possible d’acheter un appareil qui fait une partie du travail à votre place.

Le broyeur ne videra jamais sa corbeille lui-même et il faudra toujours choisir les documents à détruire en fonction de la notice. Mais autant choisir une contenance et une efficacité qui répondent à vos besoins.

Et surtout il existe une option dite parfois huileur / huilage automatique ou lubrification automatique. Certains broyeurs se chargent eux-mêmes de mettre de l’huile sur les cylindres. C’est une option particulièrement intéressante sur les broyeurs utilisés par plusieurs personnes. Ainsi pas d’inquiétude à trop le faire ou pas assez. L’appareil le fait lui-même au bon moment.

Il ne reste plus qu’à déterminer qui videra la corbeille, mais on peut supposer que le bon sens de chacun permettra à la corbeille d’être régulièrement vidée pour le bon fonctionnement du broyeur. Surtout que sur certains broyeurs existe un système de protection qui fait qu’il ne peut pas fonctionner quand la corbeille est pleine !

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