Le destructeur de papier et la confidentialité

Le destructeur de papier et la confidentialité

Si l’utilisation d’un destructeur de documents pour jeter des papiers ultras confidentiels est indispensable, tous les destructeurs de documents ne le permettent pas. En effet, le découpage n’est pas le même d’un appareil à l’autre et quand on veut s’assurer de la confidentialité des papiers, il faut s’assurer avant tout d’avoir le bon matériel.

Découvrez ci-dessous les niveaux de sécurité, ce que chacun signifie et donc comment protéger vos données financières, privées ou professionnelles.

Quels sont les niveaux de sécurité proposés par les broyeurs de documents ?

La norme DIN 66 399 permet de savoir avec précision le niveau de sécurité offert par chaque destructeur de documents. Cela prend en compte deux éléments : le type de support détruit (papier, CD, etc) et la taille des copeaux qu’ils restent à l’issue du processus.

La sécurité est exprimée par une suite de code contenant une lettre et un chiffre.

La lettre concerne le support.

P → papier de taille normale
F → film ou fiche de taille réduite
O → optique (c’est à dire CD, DVD, Blu-Ray)
T → magnétique (c’est à dire disquette, cassette, carte bancaire, etc)
H → numérique (c’est à dire disque dur, ordinateur)
E → électronique (c’est-à-dire carte mémoire, carte à puce, clé USB, etc).

Le chiffre concerne la taille des copeaux (dans le cadre d’une coupe croisée) ou des bandes restants à l’issue de la destruction.

Voici à titre d’exemple, uniquement les dimensions pour du papier.

Quelle coupe selon la confidentialité requise ?

Le destructeur ne coupe pas de la même façon selon le résultat. Ainsi les niveaux 1 et 2 sont des destructeurs dits à coupe droite, car on obtient des bandes de papier. Ce sont les modèles les plus vendus aux particuliers. Certains en profitent même pour obtenir de jolies bandes de papier pour les loisirs créatifs avec les enfants.

Tous les autres destructeurs donnent des confettis ou des particules. Ils sont à coupe croisée.

Il n’est pas nécessaire d’être excessif dans la sécurité, il faut juste acheter le destructeur qui correspond à vos besoins.

Quel destructeur pour les CD ?

La norme DIN, évoquée plus haut, doit obligatoirement mentionnée sur le descriptif du destructeur d’appareil. C’est une mention bien plus importante qu’une accroche marketing signalant « détruit également les CD ».

Vous devez donc vous assurez que le destructeur porte la mention O-1 au minimum pour être certain que les CD pourront être détruits.

Pour un destructeur papier et CD, il faudra compter presque une centaine d’euros. Et de nombreuses marques en vendent comme Rexel, AmazonBasics ou Fellowes.

Comment déterminer la confidentialité de vos documents ?

Dans un contexte privé, les documents sont considérés comme courants ou internes. Cela signifie que normalement personne ne devrait avoir envie d’aller les chercher, que les obtenir n’a finalement que peu de conséquences, mais qu’on ne souhaite pas prendre de risque. Détruire ces documents, c’est se prémunir du vol d’identité, d’une mauvaise réputation, etc.

Dans un contexte professionnel, il y a plus de nuances.

Les données des clients, coordonnées, mais également dossiers médicaux, juridiques, financiers, comptables sont confidentielles. Leur destruction doit être réalisée sur le site même de l’entreprise (éventuellement en faisant intervenir une entreprise extérieure souvent équipée d’un camion) pour garantir que la destruction a bien eu lieu. Le destructeur de document utilisé doit être de niveau 3, 4 ou 5.

Les données professionnelles, internes à l’entreprise, sont souvent celles pour lesquels on prend le moins de soin. En effet, il suffit qu’au moment de la photocopie d’un compte-rendu il y ait un souci avec l’imprimante et une grande partie du compte-rendu passe à la poubelle, sans destruction ni autre réflexion.

Il s’agit pour autant de données là encore confidentielles ou sensibles. Si vous hésitez entre les deux termes, demandez-vous comment vous réagiriez si le compte-rendu en question arrivait dans les mains d’un journaliste local ou d’une entreprise concurrente.

Enfin les données secrètes ou ultra-secrètes concernent les documents des services R&D, des informations financières particulières, etc. Mais à ce niveau-là, normalement les employés sont déjà sensibilisés à la question.

Comment savoir s’il faut acheter un destructeur de documents ?

Pour un particulier, tout dépend de la quantité de documents que vous possédez et que vous recevez. Mais si en plus l’un des membres de la famille travaille comme freelance par exemple, il est temps de s’équiper.

Pour les entreprises, il faut évaluer les coûts en matériel et en temps. Selon le fonctionnement interne, il existe déjà une salle des archives et un archiviste en charge de cette question. Il lui suffit juste d’avoir du bon matériel pour pouvoir faire du bon travail.

Ce qu’il est intéressant de prévoir, pour la confidentialité interne de l’entreprise, c’est un destructeur de documents facile d’accès pour les photocopies loupées, les documents n’ont validé, etc. Et éventuellement pour la destruction de données très confidentielles (nécessitant un destructeur de niveau 5 ou plus) on peut faire appel à une entreprise extérieure une fois par an.

Si vous hésitez encore, jetez vous-même un œil au contenu des poubelles en fin de journée.

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