Quand pouvez-vous détruire vos documents personnels ?

Même si aujourd’hui on nous propose régulièrement de recevoir tel ou tel document en format numérique, on a tous chez nous des centaines de papiers administratifs importants. Il peut s’agir de facture d’eau, de la facture du dernier portable, des fiches de paye, des quittances de loyer, des remboursements d’assurance, etc. Faut-il tout garder ? Que peut-on détruire et jeter comme documents administratifs personnels ?

Avant de tout détruire, vérifiez ci-dessous les modalités légales de conservations, stockages et destruction des différents documents.

Quand pouvez-vous détruire vos documents ?

Il n’existe malheureusement pas une règle générale pour tous les papiers et la durée de conservation varie selon les documents. Voici ci-dessous un tableau récapitulatif combien de temps garder ses papiers ce que les lois disent sur le sujet. La durée peut dépendre de différents éléments, comme les possibilités de recours, de contestation, etc.

Pour plus de précisions sur les nuances possibles, consultez le site du Service Public. Et en cas de doute, il vaut toujours mieux conserver que jeter !

Assurance
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation, preuves du règlementDate du document + 2 ans
ContratDurée du contrat + 2 ans
Relevé d'information automobilePermanente
Assurance-vie10 ansCe délai s'applique dès que vous avez connaissance du contrat en tant que bénéficiaire de l'assurance-vie.
Dommages corporels10 ans
Véhicule
Type de documentDurée de conservationPrécisions
PV pour amende forfaitaire3 ansSi le Trésor public n'a rien fait pour obtenir le paiement de l'amende 3 ans après sa notification, vous ne devez plus rien.
Factures (achat, réparation...)Durée de conservation du véhicule+ 2 ans en cas de revente (vice caché)
Certificat d'examen du permis de conduire4 mois+ jusqu'à réception du permis
Certificat de cession du véhiculeDurée de conservation du véhiculeIl peut être utile de conserver ce certificat après la vente du véhicule, en cas de litige avec l'ancien propriétaire.
Banque
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Chèques à encaisser1 an et 8 joursPassé ce délai, le chèque ne peut plus être encaissé mais la dette reste due.
Contrat de prêt (immobilier et consommation) et autres justificatifs2 ansÀ partir de la dernière échéance
Relevés de compte, talons de chèque5 ansUn débit frauduleux peut être contesté dans un délai maximum de 13 mois.
Tickets de carte bancaire (paiement et retrait)Jusqu'à réception du relevé de compte où figure le solde correspondant
Convention de compte bancaireDurée d'ouverture du compte
Famille - Scolarité
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Actes d'état civil (copies intégrales et extraits)PermanenteCertaines procédures nécessitent un acte d'état civil récent.
Avis de versement d'allocations familiales5 ansVous avez 2 ans pour agir si vous n'avez pas touché le bon montant. La Caf a également 2 ans pour se faire rembourser un trop perçu. Ce délai passe à 5 ans en cas de fraude de votre part.
Jugement de divorce, jugement d'adoptionPermanenteEn cas de perte, une copie est fournie par le tribunal.
Acte de reconnaissance d'un enfantPermanenteLa mairie peut vous en délivrer une copie.
Contrat de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs)PermanenteEn cas de perte du contrat de mariage, vous devez vous adresser au notaire qui l'a établi.
Livret de famillePermanenteEn cas de perte, un duplicata peut être obtenu à la mairie.
DiplômesPermanenteEn cas de perte, il n'est pas possible d'obtenir une copie de votre diplôme. Vous pourrez cependant demander une preuve de votre réussite à l'examen.
Logement
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Factures d'électricité et de gaz5 ansDélai pour contester une facture. Votre fournisseur a 2 ans pour réclamer un paiement.
Factures d'eau5 ansDélai pour contester une facture. Pour réclamer un paiement, votre fournisseur a - 4 ans (fournisseur public), - 2 ans (fournisseur privé).
Factures de téléphonie (fixe et mobile) et internet1 an
Preuve de restitution de matériel (box)2 ans (à compter de la restitution)
Factures liées aux travaux10 ans ou 2 ans selon la nature des travaux- Gros-œuvre : 10 ans - Petits travaux (fenêtres par exemple) : 2 ans
Certificats de ramonage1 an
Attestations d'entretien annuel des chaudières2 ans
Titre de propriétéPermanente
Preuve du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic , procès verbaux des assemblées générales de copropriété..10 ans
Contrat de location, état des lieux, quittances de loyerDurée de la location + 3 ansCes délais s'appliquent aux logements loués comme résidence principale (vides ou meublés).
Courrier de révision de loyerDurée de la location + 1 anCe délai s'applique aux logements loués à titre de résidence principale (vides ou meublés).
Inventaire du mobilier pour les locations meubléesDurée de la locationJusqu'à la restitution de l'éventuel dépôt de garantie
Échéance APL2 ans
Impôts et taxes
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Déclarations de revenus et avis d'imposition sur le revenu, ainsi que les justificatifs utilisés (par exemple, justificatifs des frais réels)3 ans (droit de reprise de l'administration)À partir de l'année qui suit l'année d'imposition (exemple : déclaration 2016 à conserver jusqu'à la fin 2019)
Avis d'impôts locaux (taxe foncière, taxe d'habitation)1 an (droit de reprise de l'administration)3 ans en cas de dégrèvement, exonération ou abattement
Travail, chômage, retraite
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Bulletins de salaire, contrat de travail, certificats de travailJusqu'à liquidation de la retraiteVous avez 3 ans pour réclamer un arriéré de salaire.
Attestation Pôle emploiJusqu'à obtention de l'allocation chômageCe document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Reçu pour solde de tout compte6 moisÀ partir de la signature de votre solde de tout compte (3 ans à défaut de signature)
Échéances d'allocations chômage3 ansDélai de reprise du trop perçu (10 ans en cas de fraude ou fausse déclaration). Ce document peut être utile dans le cadre du calcul de vos droits à la retraite.
Bulletins de paiement de la pension de retraitePermanenteDocuments utiles pour le calcul de vos droits à la pension de réversion
Notes de frais3 ansDélai pendant lequel l'administration fiscale peut vous contrôler si vous utilisez la déduction des frais réels
Carte d'invalidité d'un enfantJusqu'à liquidation de la retraiteAssumer la charge d'un enfant handicapé permet de toucher une majoration. Vous devez donc conserver tous les documents relatifs.
Particulier employeur
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Bulletins de paye du salarié (double papier ou sous forme électronique)5 ans
Contrat de travail du salarié5 ans
Documents relatif aux charges sociales3 ansEn cas de contrôle de l'administration fiscale
Comptabilisation des horaires du salarié1 an
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie5 ansEn cas de contrôle de l'inspection du travail
Attestation fiscale3 ans (droit de reprise de l'administration)Justificatif à produire pour bénéficier du crédit d'impôt pour l'emploi d'un salarié à domicile
Solde de tout compte3 ansLe salarié peut contester le solde de tout compte pendant un délai de 6 mois, ou 2 ans s'il n'a pas signé le reçu, ou 3 ans si la contestation porte sur des sommes qui ne sont pas mentionnées sur le reçu du solde.
Santé
Type de documentDurée de conservationPrécisions
Récapitulatif de remboursements d'assurance maladie et maternité2 ansDélai de reprise du trop perçu (5 ans en cas de fraude ou de fausse déclaration)
Carte de mutuelle, demande de remboursement ...Variable selon l'organismeSe référer aux délais prévus dans le contrat
Ordonnances1 an minimum
  • 1 an pour la délivrance de lunettes d'une personne de moins de 16 ans
  • 5 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne entre 16 et 42 ans
  • 3 ans pour la délivrance de lunettes d'une personne âgée de plus de 42 ans
  • Pas de délai pour la délivrance d'audioprothèses
Preuves du versement d'indemnités journalièresJusqu'à liquidation des droits à la retraite
Carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, carnet de santéPermanenteCarnet de santé d'un enfant à conserver au moins jusqu'à sa majorité
Certificats, examens médicaux, radiographiesPermanenteDocuments utiles en cas de rechute ou d'aggravation de l'état de santé
Papier de personne décédée
Les délais de conservation des papiers continuent de s’appliquer après le décès du défunt car certains peuvent prouver des dettes ou des créances transmises aux ayants droit lors de la succession.

Le versement de certaines prestations sociales après le décès du bénéficiaire peuvent faire l’objet d’une action en recouvrement auprès des ayants droit pendant 5 ans à compter du décès.

Source : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F19134

Est-on obligé de détruire ces documents avec un broyeur à papier ?

Il n’y a aucune obligation concernant la destruction des documents. Cependant ce sont des informations personnelles, voir des documents confidentiels. Ce sont également des éléments facilitant le vol d’identité. C’est pourquoi il est préférable de prendre soin d’eux, tant dans leur conservation que dans leur destruction.

Les destructeurs de papier avec un niveau de sécurité inférieur à 3 offrent une destruction similaire à ce que vous pourriez faire en déchirant le papier. Pensez-y si vous envisagez d’acheter un destructeur de documents.

Quelle est la valeur des copies électroniques par rapport aux originaux ?

Actuellement on se doit de conserver de nombreux documents. Cela prend de la place et il est donc logique de se demander s’il n’est pas possible de stocker en scannant des documents officiels.

Il faut savoir que quand on reçoit une facture EDF par mail (en réalité en se créant un compte client sur le site officiel EDF), cette facture a la même valeur que la même facture reçue par papier. Cependant si vous scannez le papier, alors la valeur n’est pas la même.

En effet, officiellement, une copie numérique a la même valeur juridique que son original, si la copie est fiable. Tout est dans le dernier mot. Pour être fiable, il faut déjà faire une copie dite recevable c’est-à-dire avec une signature numérique de la personne en charge de la copie et la date. Par ailleurs il faut ensuite pouvoir assurer une conservation fiable, assurant que personne n’a pu altérer le document.

Donc dans les faits, le plus souvent les copies numériques ont une valeur bien moindre qu’un document original. Cependant si ce format vous intéresse vraiment, il existe des entreprises qui le font pour les particuliers comme pour les entreprises.

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