Quel destructeur de documents choisir selon votre besoin ?

Quel destructeur de documents choisir selon votre besoin ?

Il existe des dizaines de destructeurs de document différents et on pourrait se contenter d’acheter le premier prix dans notre gamme de budgets. Mais c’est aller tout droit au désastre. En effet s’il existe autant de broyeurs différents, c’est qu’ils répondent à des demandes différentes. Il faut donc identifier vos besoins pour acheter le bon destructeur de documents, celui qui vous donnera satisfaction et pourra suivre la cadence.

Voici quelques pistes pour réfléchir au mieux.

Acheter un broyeur de documents qui convient à votre utilisation

On pourrait simplement parler de l’encombrement quand on évoque le besoin d’un broyeur. Une personne qui travaille seule à son domicile n’a probablement pas envie d’un broyeur grand comme un mini frigo…

Pour autant le format ne fait pas tout. Il faut réfléchir à qui va l’utiliser, combien de fois dans la journée, pour quelle quantité de papier, quel niveau de sécurité, etc.

Combien de personnes l’utiliseront ?

Les destructeurs ont des noms différents selon le nombre de personnes qui devrait l’utiliser. Il faut bien prendre en compte que les fabricants considèrent une utilisation régulière. Ainsi si vous avez 5 personnes qui doivent détruire des documents, mais seulement une à deux fois par mois, il est possible de se tourner vers un appareil pour une seule personne.

Nombre de personnesTypes de destructeur
pour 1 personnedestructeur personnel / home office / TPE
jusqu’à 5 personnesdestructeur petits bureaux
jusqu’à 15 personnesdestructeur de bureaux
jusqu’à 40 personnesdestructeur départemental
plus de 40 personnesdestructeur industriel

Combien de feuilles détruire à chaque passage ?

Les films tentent souvent de nous faire croire qu’il faut passer une feuille après l’autre et avoir une grande patience pour détruire des documents. Dans la réalité, les destructeurs pour particulier acceptent de détruire 1 à 10 feuilles en un seul passage, tandis que les destructeurs professionnels peuvent détruire jusqu’à 300 feuilles en un passage.

Bien entendu il s’agit de feuilles classiques (80 g) et il faut donc adapter la quantité au poids des feuilles, mais cela donne une bonne idée de ce qu’il est possible de faire.

Quelles sont vos obligations légales ?

Un autre élément très important est la raison pour laquelle vous souhaitez détruire des documents. Dans certains cas il s’agit d’une obligation professionnelle. Pour faire simple, plus la norme DIN est élevée, plus la destruction est efficace. On peut obtenir des bandes de papier ou des confettis selon l’appareil acheté.

Cet article revient en détail sur la confidentialité et les broyeurs.

Quelle capacité pour la corbeille ?

Personne n’aime changer la corbeille. D’un autre côté personne n’a envie de porter une poubelle trop lourde. Du coup il faut choisir une corbeille adaptée à vos besoins. En général la taille de la corbeille est liée automatiquement au nombre de feuilles que le destructeur détruit en une seule fois.

Ainsi les broyeurs individuels ont en général une corbeille de 7 à 12 l, ce qui permet de la vider une fois par semaine maximum. Et on peut monter à plus de 30 l pour un destructeur multi-utilisateur et un niveau de sécurité élevé (les confettis prennent moins de place que les longues bandes).

Quels documents souhaitez-vous détruire ?

Par défaut quand on pense broyeur, on pense papier. Mais aujourd’hui les documents importants sont conservés sous de multiples formes, y compris dans des formats numériques. Alors bien sûr les destructeurs de documents premiers prix ne détruisent que les papiers, mais en y mettant le prix on peut détruire des cartes (types carte bancaire, carte d’accès, etc), des CD / DVD et même, dans les modèles haut de gamme des clés USB.

Cependant la différence de prix étant très importante, il faut vraiment réfléchir à l’utilité d’un tel choix.

Quel destructeur de documents à la maison ?

Pour la maison, un broyeur doit être relativement compact et efficace. Si vous ne répondez à aucune norme stricte, optez tout de même pour un niveau de destruction P-3 ou plus. En effet, les niveaux inférieurs évoquent plus les découpages qu’un enfant pourrait faire. Le document est alors facile à reconstituer.

Quelles fonctionnalités et options choisir ?

Les options sont particulièrement importantes dès que plusieurs personnes ont accès à l’appareil. Cela permet de s’assurer de sa longévité et d’éviter les conflits autour de l’entretien.

Ainsi pour une utilisation partagée, envisagez sérieusement d’acheter un appareil avec huilage automatique et mode éco (dit également Energy Smart).

L’huilage automatique permet à l’appareil d’avoir ses cylindres toujours parfaitement huilés. Il suffit juste que le responsable (celui qui a acheté et installé l’appareil ?) vérifie la présence d’huile dans l’appareil une fois de temps en temps.

L’option Energy Smart permet tout simplement de mettre le destructeur en veille quand il n’est pas utilisé. C’est un détail, mais cela évitera de vous battre avec ceux qui oublieront systématiquement d’appuyer sur le bouton off après utilisation.

Car le broyeur de document est un appareil relativement fragile.

Si vous prévoyez une utilisation relativement intensive de l’appareil, l’option moteur fonction 24h est faite pour vous. Elle permet de faire tourner le destructeur toute la journée, sans interruption si nécessaire et de ne pas souffrir de surchauffe.

Enfin une dernière fonctionnalité relativement intéressante dans les bureaux où personne ne peut intervenir rapidement en cas de soucis : le retour automatique. Il s’agit d’une fonction permettant d’éviter le bourrage du papier. Dès que ça coince, l’appareil fait ressortir le papier. Pas de bourrage, pas de stress. En général, il suffit de vider la corbeille pour résoudre le problème et de recommencer.

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